職場英文會話和生活會話最大的不同，就是在職場上如何表現出專業。除了對你的產業本身的專業知識外，最基本的技巧就是做到基本禮儀，在進行英文對話過程中表現出禮貌。這篇文章會分享三個職場英文溝通的關鍵基本禮儀，做到這三件事，你在職場上就能先拿下75分的好印象！
一、說對名字與稱呼
不管是生活中或職場上，正確的稱呼別人是基本禮貌，在工作上更是一定要養成的習慣。若是不小心說錯別人的名字，對方會覺得你很失禮。我曾經在工作中把一位客戶的姓氏念錯，聽起來變成罵人的單字，對方委婉地提醒我他的姓氏正確的念法，當下我覺得非常抱歉，想必對方也從此對我扣了分數。從此之後，我不管是寫email或是對話時都會確認對方的姓名和職稱，以及任職的單位，避免再犯下相同錯誤。
如果不知道對方的姓名，可以用這些句子禮貌詢問：
May I have your name, please? (禮貌詢問對方名字。)
How may I address you? (詢問對方希望如何被稱呼。)
I’m sorry, what was your name? (禮貌表示自己一時想不起來，請對方再說一次。)
要注意的是，有些常聽見的名字，有些人的拼寫方式可能和你所知道的不一樣，如果不確定對方的名字怎麼寫，可以禮貌詢問：
How do you spell your name?
如果是看到名字但是不會念，也可以禮貌詢問：
Could you pronounce your name for me, please?
二、依據場合和關係選擇適當英文
英文對於正式和非正式場合要說的話有比較明顯的差異，也會因為對話者的關係與熟悉程度影響說話的方式。特別是在職場上不同場合和不同對象說話，要特別注意使用什麼詞語和說話方式，以免讓對方覺得你沒有禮貌或是分不清楚界線。
場合：你需要觀察自己在什麼場合，決定講話需要多正式，例如現在是在一場正式的社交派對和公司的重要客戶見面，或是現在是同事之間私下聚會？
以打招呼為例，在正式和非正式場合分別可以這樣說：
正式場合：Good evening, it’s a pleasure to meet you here.
非正式場合：Hey, I haven’t seen you for a while. Everything good?
關係和親近程度：在職場上會有上下級關係，還有和客戶或廠商等不同類型的互動，對於上級或是比較陌生的客戶或客戶中階級較高的主管講話，通常需要比較有禮貌和客氣，表現出尊重。對於平常親近的同事或下屬，還有熟悉的相同位階的客戶/廠商聯繫窗口，就可以比較輕鬆的對話，不需要太拘謹，但也要保持基本的禮貌。
例如想請求幫助，對上司和親近的同事就要採取不同的詢問方式：
對上司：Excuse me, Janice, may I bother you for a moment ? I have a question about this budget plan. (不好意思，Janice，可以打擾你一下嗎？我對預算書有疑問。)
對親近的同事：Jim, could you help me prepare the documents for our meeting? (Jim, 你可以幫我準備會議用的文件嗎？)
三、專心聆聽對方說話並適時回應
你可能聽過傾聽是溝通的重要技巧，能夠好好聽別人說話，會讓對方留下好印象，因為人都會喜歡別人聽自己說話。除了和別人說話時專心聽，適時回應或是提問也很重要，畢竟無論是和上司或同事開會，或是和客戶討論價格等等，如果你只是盯著對方看，但沒有什麼反應，對方反而不知道你究竟有沒有聽進去。透過適當的回應，可以讓對方更感受到你有專注在你們的對話中。
你可以嘗試以下幾種回應方式，表現出你有認真在聽：
同意對方的話：Yes, I agree with you. I have the same idea.
覆述對方的話：Right, so you think the cost is important.
針對對方說話內容提問：That’s interesting. Can you tell me more about it?
有時候即使很認真聽，也可能需要請對方重複一遍或是多解釋一點，這時你可以說：
I didn’t quite catch that. Could you say that again?
Sorry, I missed what you said. Would you mind repeating that again?
I’m not sure I fully understand. Could you explain it in a different way?
以上就是在職場上要表現專業，以英文溝通時最基本且重要的三個關鍵。如果想要在職場上留下好印象，別忘了這些基本禮儀。善用以上的技巧，就能幫助你展現職場需要的禮貌，別人也會更願意幫助你喔！
如果你喜歡這篇文章，歡迎分享給更多的朋友。
請勿任意轉載，如有轉載需求請註明出處：English with Allyson/作者Allyson，並附上原文連結。
Commenti