在職場上最基本也最常用遇到的英文溝通就是英文電子郵件，因此懂得如何寫一封英文email，以達到你的目的是非常重要的能力。這篇文章我會告訴你一封英文email應該要有哪些必要元素，以及商務情境下最基本與萬用的英文email寫作句型，幫助你快速寫好英文信！
商業英文Email 基礎架構
職場的英文email通常都是為了傳達和溝通重要的訊息，在寫email的時候一定要包含以下6個元素：
一、收件者(recipient)： 發信前務必檢查收件者的email地址是否正確，有沒有副本(cc)或密件副本(bcc)的對象？
二、主旨(subject line)： 主旨在對方收到信的第一眼就會看到，因此務必精簡明確，讓收件者馬上知道和什麼有關。
三、問候語(opening)： 英文email的開頭記得稱呼對方，可以用Hi或Hello+ 姓名，再加上一句問候語，例如 “I hope you are doing well. “
四、主要內文(body)： 大多數人在工作中沒有時間看很長的信，因此內文必須簡潔，可以善用分段讓對方快速掌握重點。內文通常包含幾個重點：
寄這封信主要的目的？
I am writing to let you know that our new product will launch in early April. (我寫這封信是要告訴你我們的新產品將在4月初推出。）
詳細的說明：進一步補充說明細節。
The new product is easy to use in the office and I believe it will suit your needs. (新產品在辦公室使用方便，我相信這款產品會符合你的需求。）
假如有附件，附件內容是什麼？
The data sheet of our product is attached to this email. (隨信附上產品資料。）
你希望對方做什麼？(如果希望對方回覆，盡量說明期限）
Please take a look at the quote and let me me know if you agree with the price by this Friday. (請看報價單並在這個週五之前讓我知道你是否同意這個價格。）
五、結尾語(Ending)： 依據主要內文的內容，通常結尾會簡單地告訴對方有問題可以聯繫你，或是期待收到你的回覆等等。
If you have any inquiries, please don’t hesitate to let me know. (如果你有問題，請不吝讓我知道。）
六、署名(Signature)： 商務信件的結尾署名除了寫上你的名字，最好下方也要列出你的職稱、任職公司與單位、聯繫電話和電子信箱(有時候收件人的使用介面不方便看到你的寄件email，寫上自己的電子信箱地址對於收件者來說會更方便)。有些人也會寫上公司地址和上班時間。 商務英文email結尾祝頌詞建議用Best regards、Kind regards或是Warm regards，這是最不容易出錯的用語。
英文email常用句
我整理了email每個部分常用的英文句型，下次你要寫email的時候可以參考這些句型快速完成英文email！
【主旨】
求職信：application for [job title]
會議通知：meeting notification: [meeting title]
詢問資訊：Inquiry regarding [the topic]
提供報價：Quote for [the product/service]
【問候語】
I hope you are doing well.
I hope this email finds you well.
【說明信件目的】
I write to tell you that…
This email is to let you know that…
Regarding the [topic]…
This is to let you know that…
【說明附件內容】
please find the attached [document] for …
I attached the [document] with this email.
【提出請求】
Please [Verb]...
It would be much appreciated if you could ...
Could you please …
Will you/would you…
【結尾語】
If you have any further inquiries, please feel free to let me know.
If I can be of any further assistance, please don’t hesitate to contact me.
I look forward to your response.
商務英文Email溝通的注意事項
除了上述的基本元素跟常用句型外，在商務場合或職場上，寫email和平常與朋友使用通訊軟體聊天不一樣，還要注意避免以下情況，以免影響你的專業形象：
內容太冗長，說了太多不必要或私人的訊息。
在內文中使用大寫字母：英文裡除了特定名詞或縮寫需要使用大寫，一般的單字寫成完全大寫代表特別強調，看起來就像講話大吼，因此要注意不要隨意使用大寫。
使用各種縮寫：雖然在商業英文中常常會提到縮寫，但不是每個人都喜歡用縮寫，而且對方也未必知道你的縮寫代表什麼意思。除非你確定對方習慣使用某些縮寫，否則請盡量寫出完整的句子。
使用表情符號：表情符號讓你看起來可愛，但在商務英文email使用表情符號通常會顯得不專業。
以上就是英文Email最重要的要素以及在大多數商務英文Email都可以用到的句子，希望能幫助你以後更輕鬆快速寫出一封專業的email。接下來我也會再和你分享不同類型的英文email的寫作技巧和實用句型喔！
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